Datenschutzerklärung

Stand: 2026-10-27

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO: Balane GmbH · Balanstraße 84 · 81541 München · Deutschland Handelsregister: HRB 301320, Amtsgericht München · USt-IdNr.: DE455102718 Vertreten durch den Geschäftsführer Jonas David Höttler support@balane.tech

Balane Post ist das E-Mail-Programm von Balane Office für macOS, iOS, iPadOS, Android und Windows. Der Anbieter betreibt dafür keinen eigenen Server: Die App verbindet sich mit den Mailservern deiner Konten, und deine Nachrichten bleiben auf deinem Gerät und bei deinen Mailanbietern. Ein Balane-Konto gibt es nicht.

1. Konten und Zugangsdaten

Für jedes Konto speichert die App E-Mail-Adresse, Anzeigename, Signatur und Servereinstellungen im Anwendungsordner. Passwörter liegen im sicheren Speicher des Betriebssystems (Schlüsselbund unter macOS und iOS, Android Keystore, unter Windows durch DPAPI geschützt), nie in Dateien. Sie werden nur an die Mailserver des jeweiligen Kontos übertragen, beim Anmelden.

Eine Anmeldung über ein Google- oder Microsoft-Konto (OAuth) ist in dieser Fassung nicht freigeschaltet.

2. Verbindungen zu deinen Mailservern

Zum Abrufen und Senden verbindet sich die App per IMAP und SMTP mit den Servern, die du eingerichtet hast, ausschließlich verschlüsselt (TLS oder STARTTLS). Was dein Mailanbieter dabei verarbeitet, etwa deine IP-Adresse und die Zeitpunkte des Abrufs, richtet sich nach seinen Bedingungen. Der Anbieter dieser App ist an diesen Verbindungen nicht beteiligt.

3. Erkennen der Servereinstellungen

Beim Einrichten eines Kontos sucht die App die passenden Servereinstellungen. Für bekannte Anbieter stehen sie in der App. Sonst fragt sie der Reihe nach:

• →das DNS (MX- und SRV-Einträge der Domain deiner Adresse) über den Resolver deines Systems,
• →die Konfiguration deines Anbieters unter autoconfig.<deine Domain> (dabei wird deine E-Mail-Adresse übergeben) und unter <deine Domain>/.well-known,
• →falls nötig, die öffentliche Konfigurationsdatenbank von Thunderbird (Mozilla) unter autoconfig.thunderbird.net. Dorthin geht nur die Domain deiner Adresse bzw. die ihres Mailservers, nicht die Adresse selbst.

Danach finden diese Abfragen nicht mehr statt.

4. Was die App auf dem Gerät speichert

Damit du offline lesen und suchen kannst, hält die App Ordner, Nachrichtenköpfe, Inhalte, Anhänge und einen Volltextindex in einer lokalen Datenbank im Anwendungsordner vor. Dazu kommen Entwürfe, Vorlagen, die Warteschlange für Aktionen ohne Netz, Erinnerungen und deine Einordnung von Absendern. Das Einordnen in Persönlich, Benachrichtigungen und Newsletter geschieht auf dem Gerät.

Diese Inhalte werden nicht an den Anbieter übertragen. Gerätesicherungen des Betriebssystems können den Anwendungsordner einschließen, wenn du sie eingeschaltet hast.

5. Externe Bilder und Zählpixel

HTML-Nachrichten zeigt die App ohne JavaScript. Externe Bilder lädt sie erst, wenn du sie für eine Nachricht oder einen Absender freigibst. Dann erfährt der Server, von dem die Bilder kommen, deine IP-Adresse, den Zeitpunkt und dass die Nachricht geöffnet wurde. Erkannte Zählpixel entfernt die App auch dann.

6. Mitteilungen

Mitteilungen über neue Post erzeugt die App selbst auf dem Gerät, wenn sie neue Nachrichten von deinem Server abgerufen hat. Ein Push-Dienst des Anbieters ist daran nicht beteiligt.

7. KI-Funktionen (optional)

Die KI-Funktionen sind ausgeschaltet, bis du in den Einstellungen einen eigenen API-Schlüssel hinterlegst. Vor der ersten Anfrage fragt die App nach deiner Einwilligung; „KI verwenden“ lässt sich jederzeit wieder ausschalten.

• →Anfragen gehen direkt von deinem Gerät an Anthropic (Anthropic PBC, USA), nicht über einen Server des Anbieters. Gesendet werden nur deine Anweisung und die Ausschnitte, die die App für die Anfrage zusammenstellt (etwa die Auswahl oder sichtbare Bereiche), sowie ein hinterlegter Leitfaden. Was genau gesendet wurde, zeigt die App unter „Gesendeter Kontext“. Ohne Anfrage wird nichts gesendet.
• →Trägst du statt Anthropic einen eigenen Endpunkt ein, etwa ein Gateway in deinem Unternehmen oder einen lokalen Modellserver, gehen die Anfragen dorthin. Für die Verarbeitung dort ist dessen Betreiber verantwortlich.
• →Der Schlüssel liegt im sicheren Speicher des Betriebssystems (Schlüsselbund unter macOS und iOS, Android Keystore, unter Windows durch DPAPI geschützt), nie in deinen Dateien oder den Einstellungsdateien der App. Beim Hinterlegen prüft die App ihn mit einer kostenlosen Abfrage beim jeweiligen Dienst.
• →Für die Verarbeitung bei Anthropic gelten dessen Bedingungen und Datenschutzhinweise; abgerechnet wird über dein Konto dort. Der Anbieter dieser App erhält weder den Schlüssel noch die Inhalte.
• →Vorschläge der KI übernimmt die App erst, wenn du sie annimmst.

In Post gehören dazu die Nachrichten einer Unterhaltung oder dein Entwurf, also auch Namen, Adressen und Inhalte anderer Personen. Die KI ändert nur Text und Betreff eines Entwurfs; senden, löschen, verschieben oder markieren kann sie nicht.

8. App-Sperre und Biometrie

Auf Wunsch schützt eine App-Sperre die App mit einem Code. Gespeichert wird davon nur ein Hash (PBKDF2 mit zufälligem Salz) im sicheren Speicher des Betriebssystems. Face ID, Touch ID, Windows Hello oder den Fingerabdruck prüft das System; biometrische Daten sieht die App nie, das System meldet nur, ob entsperrt wurde. Mit „Vorschauen ausblenden“ zeigt die App keine Inhalte in Mitteilungen und Vorschaubildern.

9. Bezug, Updates und Store-Daten

Die App wird über den App Store (Apple), Google Play (Google) und den Microsoft Store (Microsoft) vertrieben. Download, Installation und Updates laufen über den jeweiligen Store; die App prüft nicht selbst auf Updates. Die Store-Betreiber verarbeiten dabei Daten als eigenständig Verantwortliche nach ihren Bedingungen, ebenso Absturzberichte, wenn du deren Weitergabe in den Systemeinstellungen erlaubt hast. Der Anbieter sieht in den Konsolen der Stores zusammengefasste Statistiken (etwa Downloadzahlen) und die Absturzberichte, die du mit Entwicklern teilst; wer du bist, erfährt er daraus nicht.

10. Keine Analyse, keine Telemetrie

Die App enthält keine Analyse-, Tracking- oder Absturzberichts-Bibliotheken. Sie sendet keine Nutzungsdaten an den Anbieter, auch keine zusammengefassten, und es gibt kein Konto.

11. Deine Rechte

Da der Anbieter über die App keine personenbezogenen Daten erhält, laufen an ihn gerichtete Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschersuchen in der Regel ins Leere. Für Support-Anfragen per E-Mail oder Formular gilt die allgemeine Datenschutzerklärung dieser Website: https://www.balane.app/de/privacy

Deine lokalen Daten entfernst du, indem du deine Dateien löschst und die App deinstallierst. Einträge im sicheren Speicher des Betriebssystems (etwa ein KI-Schlüssel oder der Code der App-Sperre) entfernst du am sichersten vorher in den Einstellungen der App; je nach System bleiben sie sonst auch nach dem Deinstallieren im Schlüsselbund.