CellAlert

Fristen sterben nicht an schlechten Tabellen. Sie sterben daran, dass niemand sie am richtigen Tag öffnet.

Die DGUV-V3-Prüfung steht in Zeile 7. Das Datum ist richtig, die Spalte sauber formatiert, die Datei liegt im richtigen Ordner. Trotzdem fällt erst drei Wochen später jemandem auf, dass der Termin durch ist — weil eine Tabelle nicht erinnert. Sie liegt einfach da und wartet darauf, geöffnet zu werden.

Das ist keine Frage von Disziplin. Es ist ein Konstruktionsfehler: Der Termin lebt in einer Datei, die Erinnerung müsste außerhalb der Datei leben. Genau dort setzt CellAlert an.

Was CellAlert macht

CellAlert macht aus einem Datum in deiner Tabelle eine überwachte Frist — und meldet sich rechtzeitig, auch wenn die Datei seit Wochen geschlossen ist. Keine Migration, kein neues System, keine umgebaute Tabelle. Excel bleibt die Quelle der Wahrheit, CellAlert ergänzt nur das, was Excel nie konnte: sich melden.

Die Alerts liegen bewusst außerhalb der Datei. Wird das Excel überschrieben, verschoben, versehentlich gelöscht oder von einem Kollegen kaputtgespeichert — die Frist bleibt trotzdem bestehen und meldet sich zum Termin.

So läuft das im Alltag

1. 01Zelle markieren. Im Add-in klickst du auf die Zelle mit dem Datum und machst sie zur Frist — ein Klick. CellAlert merkt sich die Herkunft bis auf die Zelle genau: Datei, Tabellenblatt, Zelladresse.
2. 02Kontext setzen. Priorität (kritisch, normal, niedrig), Verantwortliche, Vorlaufzeit, Wiederholung, falls die Prüfung jährlich wiederkommt.
3. 03Excel schließen. Ab hier ist die Frist nicht mehr an die Datei gebunden. Sie taucht in der Übersicht auf, im Kalender, im Postfach der Verantwortlichen und in der App.

Der ganze Trick besteht darin, dass man dafür nichts Neues lernen muss. Wer heute in Tabellen arbeitet, arbeitet morgen genauso weiter — nur schaut jetzt jemand auf die Daten.

Zwei Ansichten, zwei Fragen

Overview beantwortet: *Was brennt gerade?* Vier Kennzahlen oben — überfällig, diese Woche, kritisch offen, Anzahl Objekte —, darunter die nach Dringlichkeit sortierte Liste. Jede Zeile zeigt ihre Herkunft: Datei, Tabellenblatt, Zelle. Filter und Suche greifen über alles.

Matrix beantwortet: *Welches Objekt braucht welche Prüfung wann?* Objekte gegen Prüf- und Aufgabentypen — Wartung, Sachkundeprüfung, DGUV V3 —, jede Frist nach Status eingefärbt: grün, gelb, rot. Gruppiert nach Kunde, Standort oder Bereich siehst du in zwei Sekunden, wo es eng wird. Wer 40 Anlagen mit je sechs Prüfarten betreut, denkt nicht in Listen, sondern in genau diesem Raster.

Die Erinnerung erreicht dich dort, wo du ohnehin bist

• →E-Mail — die klassische Erinnerung, mit Vorlauf, an dich oder an die Verantwortlichen.
• →Kalender-Abo — Fristen erscheinen direkt in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender. Kein Export, kein manuelles Nachpflegen: Das Abo aktualisiert sich selbst.
• →Mobile App für iOS und Android — dieselbe Übersicht und dieselbe Matrix, nur in der Hand. Fristen halten sich nicht an Schreibtischzeiten.
• →Web-App — im Browser, ohne Installation, für alle, die kein Add-in installieren dürfen oder wollen.

Vier Kanäle, eine Wahrheit: Ändert sich das Datum in der Tabelle, ändert es sich überall.

Nicht nur Excel

CellAlert gibt es als Add-in für Microsoft Excel, LibreOffice Calc und Claris FileMaker. Die Idee bleibt in allen drei Fällen dieselbe: Du bleibst in deinem Werkzeug, CellAlert übernimmt nur die Erinnerung. Native Begleiter für macOS und Windows sind in Arbeit.

Verantwortliche, Prioritäten und ein Nachweis, der standhält

Fristenmanagement ist selten eine Ein-Personen-Sache. Deshalb sind Fristen in CellAlert teilbar: Du weist Verantwortliche zu, das Team sieht denselben Stand, und Benachrichtigungen gehen an die Personen, die den Termin auch halten müssen — nicht nur an die, die zufällig die Datei gepflegt hat.

Dazu kommt ein vollständiger Verlauf: angelegt, geändert, bestätigt, erledigt — jeweils mit Person und Zeitstempel. Bei haftungsrelevanten Prüfungen ist genau das der Unterschied zwischen „wir haben das gemacht" und „wir können zeigen, dass wir das gemacht haben".

Wiederkehrende Fristen legst du einmal an. Ist eine Prüfung erledigt, rückt der nächste Termin automatisch nach.

Wo die Daten liegen

Die Server stehen in Frankfurt, der Betrieb ist DSGVO-konform. Gespeichert werden nur die Metadaten der Frist — Datum, Bezeichnung, Priorität, Herkunftsangabe, Verantwortliche. Deine Excel-Dateien werden nicht hochgeladen und nicht gespeichert. Das ist bewusst so gebaut: Es hält die Datenmenge klein, die Rechtslage einfach, und es ist der Grund, warum eine gelöschte Datei die Frist nicht mitreißt.

Für wen das gebaut ist

CellAlert lohnt sich überall dort, wo viele wiederkehrende Fristen über viele Objekte hinweg in Tabellen geführt werden:

• →Arbeitsschutz und Sicherheitsfachkräfte — DGUV-V3-Prüfungen, Unterweisungen, Begehungen
• →Facility- und Wartungsteams — Anlagen, Prüfintervalle, Zertifikate, Wartungsverträge
• →Qualität und Compliance — ISO-Audits, Rezertifizierungen, Policen, Lieferantenfreigaben
• →Dienstleister mit mehreren Kunden — Prüftermine über Kundenstämme hinweg, sauber getrennt
• →Kanzleien und Verwaltung — alles, wo eine verpasste Frist Geld oder Haftung kostet

Die gemeinsame Klammer: Die Tabelle ist gut gepflegt. Das Problem ist nicht die Datenqualität, sondern die fehlende Erinnerung.

Was CellAlert nicht ist

Kein ERP. Kein Ticketsystem. Kein Werkzeug, das dir vorschreibt, wie du deine Tabelle zu strukturieren hast. CellAlert kann genau eine Sache und die richtig: Fristen aus Tabellen holen und sie rechtzeitig wieder zurückgeben.

Und es ist kein Käfig. CSV-Export ist jederzeit möglich, Excel bleibt deine Quelle der Wahrheit, und wenn du morgen aufhören willst, nimmst du deine Daten einfach mit.

Einstieg

7 Tage kostenlos testen, ohne dass vorher jemand mit dir sprechen muss. Abgerechnet wird nach Plätzen, nicht nach Fristen — du zahlst für die Leute im Team, nicht für die Anzahl der Termine, die du im Blick behalten willst. Die aktuellen Pläne stehen auf cellalert.app.

Wer lieber erst sehen will, wie das mit den eigenen Tabellen aussieht: Ein kurzes Gespräch ist über den Button oben buchbar.