Cold Email & Follow-up Automation

Der Deal geht nicht am Pitch kaputt, sondern am dritten Follow-up

Die erste Mail schreibt jeder. Die zweite auch noch. Die dritte, elf Tage später, an einen Lead, dessen Namen man inzwischen vergessen hat — die schreibt niemand mehr. Genau da liegt aber der Abschluss.

Odoo CRM hilft dir dabei nicht. Es gibt keine Sequenzen, keine Wartezeiten, keine Antwort-Erkennung, kein Tracking pro Lead. Wer aus Odoo heraus Outbound macht, führt entweder eine Excel-Liste nebenher oder bezahlt Lemlist, Apollo Sequences oder Outreach.io — und hat seine Verkaufsdaten dann in zwei Systemen, die sich gegenseitig nicht kennen.

Dieses Modul baut den fehlenden Teil dorthin, wo die Leads sowieso liegen.

Eine Kampagne ist eine Kette aus Vorlagen

Du legst die Stufen an — Erstkontakt, Follow-up 1, letzter Versuch — und gibst jeder ihre Wartezeit. Absender, Sprache und Wochenend-Regel hängen an der Kampagne, nicht an der einzelnen Mail.

Ist eine Mail raus, plant das Modul die nächste und legt dafür eine native Odoo-Aktivität an. Der Rep sieht sie in seinem gewohnten Aktivitäten-Feed, nicht in einem Extra-Menü, das er nach zwei Wochen nicht mehr öffnet.

Mehrere Kampagnen pro Lead laufen unabhängig voneinander. „Q1 SaaS Outreach“ und „Produktlaunch“ gleichzeitig am selben Kontakt: getrennter Status, getrennter Schritt, getrenntes Fälligkeitsdatum.

Jeder Rep versendet als er selbst

Ein Absender ist ein eigener Datensatz: Anzeigename, Adresse, Reply-To, Signatur und ein eigener SMTP-Server. Über Berechtigungen legst du fest, wer welchen benutzen darf; vorhandene Odoo-Mailserver holt ein Assistent herüber.

Der Empfänger sieht damit einen Menschen und keine info@-Adresse — und antwortet an den, der geschrieben hat.

Eine Antwort stoppt die Sequenz

Meldet sich jemand, erkennt das Modul das selbst: Die Sequenz für diesen Lead hält an, der Status springt auf „Replied“, der Verlauf bleibt im CRM-Thread. Es geht also keine „Ich wollte nochmal nachfassen“-Mail an jemanden raus, der gestern geantwortet hat. Von dort setzt der Rep per Knopf auf Positiv, Später oder Tot.

200 Leads in einem Rutsch

Auswählen, Aktion, fertig — die Zuweisung läuft aus der Listenansicht heraus.

Startest du stattdessen aus der Kontaktliste, legt das Modul die passenden Leads gleich mit an — und überspringt dabei, wer in dieser Kampagne schon steckt. Doppelte Ansprache entsteht so gar nicht erst.

Platzhalter, die vorher geprüft werden

Über 30 Platzhalter ziehen Kontakt-, Firmen-, Absender- und Apollo-Anreicherungsdaten in die Vorlage: `{{ first_name }}`, `{{ company_name }}`, `{{ job_title }}`, `{{ industry }}`, `{{ seniority }}`, `{{ signature }}`, `{{ today }}`. Datumsangaben werden in der Sprache der Kampagne formatiert, HTML wird automatisch escaped.

Das eigentliche Risiko sind aber nicht die Platzhalter, sondern die leeren. Deshalb prüft ein Assistent vor dem Versand jedes Feld und zeigt die Mail so, wie sie ankäme.

Was du hier nachträgst, kann direkt am Lead gespeichert werden — beim nächsten Mal fehlt es nicht mehr.

„Do Not Contact“ auf drei Ebenen

Sperren kannst du einen einzelnen Lead, einen Kontakt oder die ganze Firma. Die Firmen-Sperre kaskadiert: Sie gilt sofort für jeden Kontakt dieser Firma, in allen Kampagnen, ohne dass jemand hinterherräumt. Grund und Zeitpunkt stehen im Protokoll.

Der Versand-Button ist dann gesperrt, nicht bloß ausgeblendet.

Wer nicht klicken will, stellt in die Warteschlange

Mails werden eingereiht, ein Cronjob verschickt eine pro Minute. Schlägt eine fehl, bleibt sie mit der Fehlermeldung stehen — du behebst die Ursache und startest sie neu, statt zu raten, was durchgegangen ist.

Was es nicht kann

Zustellbarkeit. Das Modul sendet bewusst langsam und kann Öffnungs- und Klick-Tracking pro Mail per Header abschalten, wenn du über Brevo & Co. verschickst. SPF, DKIM, Domain-Reputation und der Spam-Filter der Gegenseite bleiben aber deine Baustelle — das kann kein Odoo-Modul für dich übernehmen, und wer etwas anderes verspricht, verkauft dir etwas.

Ebenso wenig ersetzt es die rechtliche Prüfung deiner Ansprache. Die „Do Not Contact“-Mechanik gibt dir das Werkzeug, DSGVO-konform zu arbeiten — ob dein Text und dein Anlass es sind, entscheidest du.

Voraussetzungen und Preis

• →Odoo 19 Community oder Enterprise
• →Module `crm` und `mail`, dazu ein konfigurierter Ausgangs-Mailserver
• →CRM Direct Email wird als Abhängigkeit mitinstalliert
• →Eigener Server oder Odoo.sh — Odoo Online (SaaS) lässt keine eigenen Addons zu

Kostenlos unter LGPL-3. Kein Sitzplatz-Preis, keine Volumengrenze, kein Abo — die Daten liegen in deiner Datenbank, versendet wird über deinen Mailserver.